存證信函是透過郵局寄出、郵局留存一份副本作證的信，用途是證明「你在某一天、用什麼內容、通知了對方」。對借款催討來說，它可以完成正式催告、中斷時效，也能讓對方意識到你已經準備走法律程序。但它本身沒有強制力，寄出後對方不理，仍要靠支付命令或訴訟。本文說明效力、格式、費用、寄法，並附一份語氣中性的範本。
存證信函能做到的三件事
1. 證明已經催告
借據沒寫還款日的借款，依民法第 478 條，金主要先定一個月以上的相當期限催告返還，期限屆滿對方才算遲延。存證信函是最標準的催告方式，郵局留存的副本可以證明催告的日期與內容。有寫還款日的借款，存證信函則是正式告知「已逾期，請於期限內清償，否則將採取法律途徑」。
2. 中斷時效
依民法第 129 條，「請求」是時效中斷事由之一，存證信函就是一種請求。但第 130 條規定，因請求而中斷的時效，如果六個月內不起訴，視為不中斷。所以存證信函是爭取時間，不是解決時效問題；寄出後六個月內要聲請支付命令、調解或起訴。
3. 建立正式紀錄
存證信函會迫使對方面對這件事。很多借款人收到之後會主動聯絡談分期，這時候可以把分期內容寫成書面還款計畫。對方回信的內容（例如承認借款但要求寬限）也會成為新的證據。
寄之前先把金額算清楚：未還本金、未付的約定利息，以及遲延利息。遲延利息的算法是「本金 × 年利率 × 遲延天數 ÷ 365」，例如本金 NT$100,000、年利率 12%、逾期 90 天，約 NT$2,959；沒有約定利率的，依民法第 203 條、第 233 條按年利率 5% 計算；依第 233 條第 2 項，遲延利息只對本金計算，未付的利息不再生利息。信函裡的金額要準確，之後聲請支付命令也要用同一個數字。分期還款的借款，可以先用利息計算機產生每期本息明細，核對對方已還幾期、還剩多少本金。
存證信函做不到的事
- 不能強制對方還錢，也不能查封財產。
- 不會自動變成法院案件。
- 不能寫威脅、恐嚇的內容。郵局會檢視內容，而且恐嚇字句會變成對方告你的證據。
整體追討流程中存證信函的位置，見〈借錢不還怎麼辦？合法追討完整流程〉。
格式規定
依郵政規則第 99 條至第 107 條與中華郵政的規定：
- 用紙：使用郵局的存證信函用紙，或相同格式的紙張。官方格式每頁 10 行、每行 20 格，每格限書一字（標點符號也占一格）。可以到中華郵政網站下載 Word 或 PDF 格式。
- 份數：正本一份、副本二份，共三份，內容完全相同。正本寄給對方，一份副本郵局留存，一份副本交還寄件人。
- 書寫：用不脫色的筆書寫或打字列印，字跡清楚。
- 塗改：每頁塗改增刪不得超過 20 字，而且要在正副本末尾註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」並蓋寄件人印章。建議打字列印，避免塗改。
- 附件：可以附文件（例如借據影本），每張另收費；正本有附件，副本也要有。
- 簽章：寄件人在每份末尾簽名或蓋章。騎縫處郵局會蓋騎縫章。
- 寄件人與收件人：信函內的姓名、地址必須與信封一致。
費用
| 項目 | 費用 |
|---|
| 存證費（首頁） | 50 元 |
| 存證費（續頁每頁或附件每張） | 30 元 |
| 掛號郵資與回執 | 依郵局現行資費另計 |
| 增加副本 | 每份按存證費減半 |
| 日後申請查閱或證明 | 按當時存證費半數 |
一封一頁、附回執的存證信函，總費用通常在一百多元。郵局留存的副本保存三年，期滿銷毀；三年內如果需要證明，可以持收據向郵局申請。
寄送步驟
- 寫好三份內容相同的信函，每份簽名或蓋章。
- 準備信封，寫上收件人姓名、地址（用借據上的戶籍地址；如果知道對方實際住址，可以兩個地址各寄一封）與寄件人資料。
- 帶信函、信封、印章到郵局窗口，說明要寄存證信函。
- 郵局核對三份內容無誤後，加蓋證明、編號，收費。
- 選擇掛號附回執（俗稱雙掛號），對方簽收後回執會寄回給你，證明送達日期。
- 保留郵局交還的副本、收據與回執。
對方拒收或未領取時，信件會退回。請不要拆封，連同信封一起保存；是否視為已到達要依個案判斷，建議同時用 LINE 或其他方式再通知一次，必要時諮詢律師。
借款催討存證信函範本
以下範本假設借款 NT$100,000、年利率 12%（依民法第 205 條，約定利率不得逾年利率 16%，範本利率在上限內）、約定民國 115 年（2026 年）6 月 30 日到期，對方逾期未還。存證信函內的日期依慣例用民國年。請依實際情況調整，語氣保持中性：
存證信函
寄件人：李大華
地址：新北市○○區○○街○號
收件人：王小明
地址：臺北市○○區○○路○號
一、台端於民國 115 年 1 月 1 日向本人借款新臺幣壹拾萬元整（NT$100,000），約定年利率 12%，並約定於民國 115 年 6 月 30 日清償本金；上開款項業經本人於同日匯入台端指定帳戶（帳號末五碼 12345），有借據及匯款紀錄為憑。
二、上開借款業已屆期，台端迄今尚未清償本金，自民國 115 年 4 月起之利息亦未給付。截至本函寄出日止，台端尚欠本金新臺幣壹拾萬元整及自 115 年 4 月 1 日起按年利率 12% 計算之利息。
三、請台端於收受本函後 15 日內，將上開本金及利息一次匯入本人帳戶（○○銀行，帳號 ○○○），或與本人聯繫協商清償方式。
四、逾期未清償，本人將依法聲請支付命令或提起民事訴訟，以維權益。
中華民國 115 年 10 月 7 日
幾個寫法上的重點：
- 事實用日期與金額具體陳述，不用形容詞。
- 寫出證據（借據、匯款紀錄），讓對方知道你有憑有據。
- 期限合理：有約定還款日的借款通常給 7～15 日；沒約定還款日的依民法第 478 條要給一個月以上。
- 後果只寫法律途徑，例如「依法聲請支付命令」。不要寫「公告周知」「找人處理」之類的話。
- 沒有借據時，在第一點改寫為「台端於某日向本人借款某金額，業經本人匯入台端帳戶，台端並於 LINE 對話中確認」，證據補強方式見〈沒有借據可以討錢嗎？〉。
寄給親友也適用嗎？
可以，但存證信函的正式程度對親友關係是一個明確的訊號。建議先用訊息、面談溝通，提出分期方案；對方持續迴避時再寄。寄出前可以先告知「我會寄一封正式的信，內容就是我們談過的金額跟期限，是程序需要」，降低對方的反彈。親友間的溝通方式見〈朋友借錢不還，怎麼開口催又不傷感情〉。
寄出後的下一步
期限屆滿對方沒有還款也沒有聯絡，依序考慮：鄉鎮市調解（免費）、支付命令（500 元）、有本票就聲請本票裁定。記得六個月的時效規則。這些程序的法律依據整理在〈民間借貸法律指南〉。
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